Repositórios Digitais Institucionais: a experiência do Instituto
de Pesquisas Energéticas e Nucleares (IPEN)
Mery P. Zamudio Igami
Biblioteca Terezine
Arantes Ferraz
1 Repositórios Digitais Institucionais – RDI
A tecnologia
da informação modificou significativamente todas as atividades rotineiras da
sociedade. O surgimento das redes de comunicação transformou o ambiente onde
elas atuam mudando o conceito de espaço e tempo no âmbito da comunicação e
informação pela instantaneidade da transmissão de dados.
Na área de
comunicação científica não foi diferente. Toda a cadeia de produção,
disseminação, publicação e armazenamento de documentos científicos experimentou
uma grande transformação, impactando de forma positiva a produção e consumo da
informação científica na área acadêmica. O surgimento da internet e da WWW, na
década de 80, aceleraram as mudanças na forma de comunicar e disseminar os
trabalhos acadêmicos que passaram do suporte exclusivamente em papel para o
suporte digital.
Na mesma
época houve uma significativa crise mundial devido aos altos preços praticados
pelas editoras no processo de assinatura das publicações periódicas, tornando
inviável a sustentação das coleções pelas bibliotecas e afetando diretamente a
consulta pelos usuários. Como reação da própria comunidade científica surgiu
então o movimento de livre acesso à informação científica, mais conhecido por Open
Access Iniciative (KURAMOTO, 2012).
Esse
movimento defende a disponibilização na internet da literatura acadêmica e
científica permitindo que seja lida, descarregada, distribuída, impressa e
pesquisada livremente.
É importante
o registro histórico desse movimento não somente porque está diretamente
relacionado à criação dos RDIs, mas também porque ele possibilitou várias
mudanças estruturais no fluxo da comunicação científica. Os editores perderam a
exclusividade de distribuição (comercialização) da pesquisa científica, uma vez
que na era digital é possível que isso seja realizado de forma descentralizada
e por iniciativa de cada autor.
1.1 O movimento do Open Access Iniciative- OAI
A partir de
1999, os movimentos em favor do acesso livre à literatura científica, principalmente
à literatura produzida sob financiamento público, consolidaram-se.
A comunidade
acadêmica envolvida nesses movimentos corroborou o seu apoio por meio de
declarações formais, dentro das quais se destaca a Declaração de Budapest– BOAI –1 em 2002, onde foram emitidos os conceitos básicos do OAI,
e a Declaração de Berlim2 em 2003, onde se destacou a
natureza institucional dos repositórios digitais de livre acesso como um espaço
organizado baseado em regras de utilização que conferem credibilidade aos
materiais publicados e em políticas de arquivamento a longo prazo.
O movimento Open
Archives Iniciative desenvolveu padrões de interoperabilidade buscando
facilitar a comunicação eficiente de conteúdo. Foram também estabelecidas duas
modalidades para viabilizar a disponibilidade dos conteúdos: a via verdeque diz respeito ao autodepósito nos RDs e a via dourada que inclui as
revistas que publicam os artigos com livre acesso.
O primeiro
repositório digital (ArXiv.org )3 foi instalado no laboratório de
física, em Los Álamos, EU, coordenado pelo físico Paul Ginsparg (1996),
motivado pela insatisfação com os rumos na política de aquisição das
publicações científicas e a crescente inviabilidade das bibliotecas americanas
de manter as coleções atualizadas. Daquela época para a atual aconteceram
inúmeras mudanças positivas nos modelos de funcionamento dos repositórios
promovidas pela evolução da TI.
_________________________________________
1 Budapest Open Access Iniciative - http://www.budapestopenaccessinitiative.org
2 Open Access - http://openaccess.mpg.de/Berlin-Declaration
3 General Information about Arxiv - http://arxiv.org
Não existe
um modelo único para a criação dos RDIs; cada instituição define a política de
depósito adequada ao contexto da sua comunidade. O importante é que essa
comunidade valide e utilize a plataforma tornando-a uma vitrine da sua produção
científica.
No país, o
movimento de Acesso Aberto e construção de Repositórios Digitais Institucionais
tiveram um grande incentivo e apoio técnico do Instituto Brasileiro de
Informação em Ciência e Tecnologia – (IBICT) (INSTITUTO BRASILEIRO DE CIÊNCIA E
TECNOLOGIA, 2009). De acordo com o Diretório internacional de RDIs – o DOAR4,
até o momento, há no país 153 repositórios digitais em funcionamento, dos quais
a maioria é mantida pelas instituições onde a comunidade produz os trabalhos
científicos. Desses RDIs, 74% utilizam o software Dspace5 .
1.2 O Projeto de Lei sobre os Repositórios Digitais
Em 2007, foi
apresentado o Projeto de Lei no senado PL1120/2007 (BRASIL, 2007), que torna
obrigatório nas universidades e institutos de pesquisa o desenvolvimento e
implantação de RDIs nas instituições de origem, bem como torna obrigatório o
autodepósito da produção científica por parte dos seus pesquisadores. Além
disso, o Projeto de Lei determina a formação de uma comissão de alto nível para
discutir, propor e estabelecer uma política de livre acesso à informação
científica. Além de simplesmente criar mecanismos de disseminação da informação
científica, o Projeto propõe a criação de uma comissão para discutir políticas
e estabelecer diretrizes a serem adotadas em nível nacional pelas instituições
que produzem informação científica.
1.3 O que são os RDIs?
Os RDIs
constituem atualmente um avanço na gestão do conhecimento intelectual. Podem receber
diversas denominações tais como equipamentos institucionais, observatórios
digitais, instrumentos ou ferramentas de
gestão de conhecimento e outras.
_______________________________
4. The
Directory of Open Access Repositories – Open DOAR - http://www.opendoar.org
5. Software livre para construção
de óInstitucionais Digitais (Dspace) - http://www.ibict.br/pesquisa-desenvolvimento-tecnologico-e-inovacao/Sistema-para-Construcao-de-Repositório
digitals-Institucionais-Digitais
Um dos
aspectos mais importantes dos RDIs é que eles estão inseridos na política
institucional de gestão do conhecimento e são essencialmente instrumentos
gerenciais de onde se obtém indicadores para auxiliar na gestão da política
científica das instituições de pesquisa.
Sob a ótica
documentária um RDI constitui um serviço de informação científica em ambiente
digital, interoperável e de acesso aberto, dedicado ao gerenciamento da
produção científica de uma instituição. Contempla a reunião, armazenamento,
organização, preservação, recuperação e, sobretudo, a ampla disseminação e
visibilidade da informação científica produzida na instituição.
1.3.1 O que caracteriza um repositório digital?
a) a
organização, armazenamento, acesso e distribuição de documentos digitais;
b) a
utilização de padrões abertos acessibilidade;
c) as funcionalidades
que o software selecionado permite;
d) a
utilização de metadados com padrão internacional – interoperabilidade;
e) o arquivo
digital anexado;
f) o acesso
de buscadores para elaboração de rankings internacionais - visibilidade;
g) o autodepósito
dos trabalhos;
h) a
monitoração, controle e elaboração de indicadores.
2 O RDI do IPEN
O prestígio
de uma instituição de pesquisa está fortemente vinculado aos resultados dos
elementos intangíveis, por exemplo, qualidade no ensino da pós-graduação, e
tangíveis como os resultados da pesquisa, entre eles a Produção científica.
Tradicionalmente, o IPEN, por meio da sua unidade de informação, mantém a sua produção
científica organizada e atualizada desde sua criação em 1956. No entanto,
devido ao avanço da tecnologia da informação, tornou-se necessário atualizar a
plataforma gerenciadora dessa informação já armazenada, com a consequente
modernização no processo de gestão do capital intelectual.
No decorrer
de 2013, seguindo outras instituições no país, como por exemplo, a Universidade
de São Paulo, a Universidade Estadual Paulista e a Universidade Estadual de
Campinas, a Direção do IPEN decidiu criar o seu repositório, uma vez que a
matéria prima para concretizar esta ação já se encontrava disponível e
organizada de tal forma que se garantiria a sustentabilidade do RDI.
A política
de gestão da produção científica é uma prática rotineira no IPEN. Diferentemente
da maioria dos repositórios em funcionamento, o RDI do IPEN já nasce com um
volume significativo de matéria-prima digital organizada, com políticas
definidas de auto arquivamento e de preservação da produção científica.
Porém, o
fator determinante de sucesso foi o modelo de indexação e organização dos
documentos adotado pela biblioteca desde o início em 1976, quando ainda se
constituía em uma base de dados referencial. Este fato facilitou o processo de
migração e compatibilização dos metadados para o novo padrão internacional
adotado, o Dublin Core, garantindo interoperabilidade com outros
repositórios digitais, uma das principais características dos RDIs.
Em novembro
de 2013, foram iniciados os trabalhos de construção do RDI do IPEN.
Inicialmente foram programadas visitas do grupo de informática e da biblioteca
a instituições com experiências bem-sucedidas, como, por exemplo, o Instituto
de Pesquisas Espaciais – (INPE) em São José dos Campos e a Universidade de São
Paulo- USP, com o objetivo de conhecer melhor o projeto de RDIs dessas
instituições e selecionar o modelo mais adequado à realidade do IPEN.
As visitas
técnicas embasaram a decisão de selecionar o software Dspace para confecção do repositório do IPEN. O Dspace é
um software livre especializado no
gerenciamento de repositórios resultante de um projeto colaborativo da MIT Libraries e da Hewlett-Packard Company, amplamente utilizado no mundo. No Brasil,
graças ao incentivo do IBICT em Brasília, o DSpace é utilizado por 75% das
instituições que possuem repositórios.
2.1 O processo de migração
Em dezembro
de 2013, foi iniciado o processo de criação do novo repositório do IPEN, após
um estudo preliminar do software e
contratação de uma empresa para a capacitação das equipes da biblioteca e da
informática.
Nos meses
seguintes foram efetuados os testes de implantação do Dspace,
configuração, desenho da nova arquitetura do banco de dados, compatibilização e
criação de novos metadados, desenvolvimento de funcionalidades.
Na época, a produção
científica contabilizada era de 19.200 itens. A migração gradual desses itens
iniciou-se em julho de 2014.
Internamente,
além de todas as funções inerentes e habituais a um repositório, o diferencial do RDI do IPEN diz respeito à
integração com os dados registrados no sistema de informação gerencial e
planejamento do instituto, o SIGEPI. Trata-se da uma funcionalidade especial,
desenvolvida em ambiente externo ao Dspace, porém acrescentada no momento do
registro do documento no Dspace via metadado específico, de tal forma que cada
trabalho registrado no RD se correlaciona, automaticamente com a atividade do
Plano Diretor à qual o autor do IPEN está vinculado.
Para essa finalidade foi efetuado um exaustivo
trabalho de identificação dos nomes completos dos autores do IPEN (lista de
autoridades), com as suas respectivas variáveis na forma de citação e
agrupamento dos trabalhos. Foi atribuído um número único de identificação para
cada autor, o ID autor IPEN, formato semelhante ao Researcher IDutilizado pela base internacional Web of Science. Essa facilidade
constituiu um filtro que ao ser acionado reúne e apresenta rapidamente todos os
trabalhos de um determinado autor.
Ao RDI está
vinculada também uma tabela estatística, atualizada on-line a cada
registro introduzido. Essa funcionalidade destina-se à obtenção de dados para a
elaboração de índices e quadros estatísticos a serem confeccionados fora do ambiente do
Dspace para subsidiar os pesquisadores e os gestores do IPEN, com informações
para a monitoração, administração e
elaboração de indicadores científicos fornecidos para o Plano Diretor do IPEN,
o relatório anual da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível
Superior( CAPES) e outros, bem como para cumprir as exigências dos órgãos
financiadores de pesquisa.
O modelo
adotado para a coleta dos trabalhos também difere de outros. Nesta primeira
etapa foi considerado mais conveniente o serviço de informação (biblioteca)
responsabilizar-se pela coleta, depósito e complementação dos dados, utilizando
as fontes de informação nacionais e internacionais. Assim, a unidade de
informação realiza periodicamente a verificação dos trabalhos publicados pelos
pesquisadores nas bases Web of Science, Scopus, Scielo, INISe Currículo Lattes. Após a eliminação das duplicatas e localização dos
documentos na íntegra efetua-se o depósito no RDI.
Trata-se de
um modelo de depósito que esta sendo testado, há vantagens e desvantagens. A
principal vantagem diz respeito à economia de tempo do pesquisador uma vez que
se elimina a obrigatoriedade do autodeposito, tornando, porém, imprescindível
por parte do pesquisador à atualização do seu Currículo Lattes. A maior
desvantagem foi absorvida pela Biblioteca, qual seja a coleta periódica dos
documentos publicados bem como a localização e obtenção da evidência dos
mesmos.
Importante
registrar que a construção do RD foi uma iniciativa muito nova na instituição, que
demandou um trabalho detalhado, cuidadoso e gradual das equipes de
desenvolvimento de sistemas e da biblioteca, dado a pouca familiaridade com a
nova plataforma. Alia-se a esse fato a opção de utilizar um software livre,
onde certas funcionalidades ainda não foram desenvolvidas.
Em setembro de 2014, após oito meses de
trabalho, as equipes conseguiram migrar 23%, das coleções, foi uma tarefa que
demandou ajustes, adequações, testes e decisões internas, dado o grande nível
de detalhamento dos dados, motivo de comemoração das equipes, após cada etapa
finalizada e bem sucedida. Contamos também com a assessoria de uma empresa
especializada no assunto, a qual guiou a equipe da informática em cada
funcionalidade desenvolvida. Nesse ritmo de trabalho, foi possível completar o
processo de migração em fevereiro de 2015. Finalmente, em junho desse mesmo ano,
o RDI foi disponibilizado na Internet.
2.2 Desempenho do RDI em 2015
Atualmente,
o novo RDI:
ü dispõe de uma identidade própria
e permanente:, (ex: ;
ü utiliza as estatísticas de uso doGoogle Analytics;
ü é reconhecido pelo Google Scholar
e outras máquinas de busca da Internet;
ü participa dos rankingsinternacionais de repositórios institucionais (ex.: Webometrics);
ü tem registro nos Diretórios
Internacionais de RIs (ex.: DOAR);
ü interopera com sistemas
congêneres.
Conforme foi
mencionado, a criação do RDI e a migração dos dados constitui a primeira etapa
dentro de um projeto maior, qual seja institucionalizar e operacionalizar a
gestão da produção científica do IPEN. Após o processo se consolidar em entrar
em rotina de funcionamento, as próximas etapas a serem desenvolvidas pelas equipes,
dizem respeito à:
ü automação da coleta dos documentos;
ü otimização das ferramentas de busca;
ü obtenção de relatórios estatísticos
customizados;
ü otimização do lay-out do RDI;
ü acréscimo de novas coleções;
ü desenvolvimento de novas funcionalidades.
A pesquisa
no RDI é muito simples e segue os padrões da maioria das bases de dados. É
possível pesquisar por autor, título, assunto, ID de autor IPEN, ano de
publicação, combinar palavras- chave de busca e assim por diante. Apresenta
também uma tabela estatística funcionando em tempo real, distribuída por nível
monográfico; isso permite que a direção e o corpo técnico científico acompanhe
a evolução quantitativa dos documentos depositados no RDI.
Uma das
últimas funcionalidades acrescentadas ao RD, diz respeito à sinalização dos
autores do IPEN. Ao clicar no símbolo do autor é possível acessar a página do
pesquisador, onde se apresentam os seguintes dados: as variáveis do nome, uma tabela com todos os trabalhos constantes no RDI , bem como
um quadro resumo numérico. Dessa forma o autor pode visualizar, acessar e monitorar à sua produção científica com o
texto completo de forma rápida e simples . O quadro resumo se configura ainda como uma linha do tempo para o autor.
Por se
constituir em um equipamento totalmente apoiado na tecnologia da informação, o
RDI é um recurso institucional dinâmico sujeito a constantes atualizações e
melhorias, o qual deve garantir a confiabilidade dos dados providos bem como
assegurar a sua sustentabilidade.
3 Referências bibliográficas
BRASIL. Projeto de Lei do Senado
1120/2007 Dispõe sobre o processo de disseminação da produção
técnico-científica pelas instituições de
ensino superior no Brasil e dá outras providências. Diário oficial da
Republica Federativa , Brasília, DF, Disponível em: < http://www.camara.gov.br/sileg/integras/461698.pdf > Acesso em: set. 2014.
INSTITUTO BRASILEIRO DE
INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA - IBICT Repositórios digitais. Site
institucional. Brasília: 2009. Disponível em: http://www.ibict.br/informacao-para-ciencia-tecnologia-e-inovacao%20/repositório
digitais-digitais >Acesso em set. 2014.
KURAMOTO, H. Acesso livre: como tudo
começou. Brasília, 2012. Blog. Disponível em: <Acesso em: set. 2014.
