IPEN adere ao Sistema Eletrônico de Informações adotado pelo Governo Federal
Transparência nas ações, inovação na gestão institucional e economia de recursos são algumas das do Programa SEI. Apresentação aos servidores será nesta segunda-feira, 5.
Padronização de documentos e procedimentos, processos eletrônicos devidamente registrados, com criação, tramitação, assinatura, expedição e arquivamento digital – tudo integrado em um único sistema, e disponíveis para recuperação imediata, além de maior transparência nas ações e integração com a CNEN e suas unidades, são os principais objetivos do projeto IPEN Digital, previsto para ser implementado no Instituto em 9 de abril. Nesta segunda-feira, 5, haverá uma apresentação de 30 minutos a todos os servidores do Instituto, a partir das 14h, no Auditório Prof. Rômulo Ribeiro Pieroni, Bloco A.
Conduzido pela Diretoria de Planejamento e Gestão (DPG) em parceria com a Diretoria de Administração (DAD), o IPEN Digital integra o plano da CNEN de oferecer celeridade processual (não há mais transporte físico de processos e é possível a execução paralela dos trâmites), transparência nas ações, inovação na gestão institucional e economia de recursos (redução de custos com impressão, material de escritório e correios e malotes, por exemplo). E a ferramenta que dá base para toda essa revolução é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
"A equipe do Projeto está trabalhando desde outubro do ano passado para preparar o IPEN e a estrutura adequada para o melhor aproveitamento das funcionalidades do SEI. Com isso, fluxos e procedimentos serão aperfeiçoados e haverá mudanças na forma de trabalhar e lidar com os documentos. A participação de todas as unidades do IPEN nesse momento [da apresentação aos servidores] é muito importante para que o SEI contemple os processos de trabalho de forma geral e aumente a capacidade produtiva do Instituto como todo”, afirmou o superintendente Wilson Calvo.
Com portabilidade 100% web, podendo ser acessado remotamente por meio de tablets e smartfones, o SEI é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades de maneira a promover uma maior eficiência administrativa. Foi desenvolvido com sucesso pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e hoje é uma solução cedida gratuitamente para mais de 100 instituições públicas. Aos poucos, outros ministérios estão aderindo, como é o Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovação e Comunicações (MCTIC), ao qual a CNEN é vinculada.
"O IPEN Digital faz parte de todo esse conjunto e, agora, estamos na fase de apresentação do SEI aos servidores, visando a preparação institucional para esse processo. Nossa proposta é estabelecer um vínculo entre modernização administrativa e tecnológica, criar estrutura e serviços de apoio e oferecer capacitação de forma continuada aos servidores e colaboradores. A ‘virada de chave’ do SEI no IPEN e na CNEN será no dia 9 de abril. Quando novos processos e documentos serão produzidos já dentro da ferramenta”, afirma Ítalo Henrique Alves, da DPG, responsável pela implementação do Sistema no Instituto.
Segundo ele, o programa permitirá melhorias nas atividades cotidianas do IPEN. "Toda a produção e trâmite dos documentos na Instituição serão digitais, via e-mail. Por padrão, as unidades não receberão nem produzirão mais documentos físicos. Isso significa eliminação de controles alternativos de documentos, tais como cadernos de protocolo, planilhas de numeração de documentos, entre outros. Os processos em trâmite serão digitalizados e para isso foi montada uma Central de Digitalização a fim de garantir a não interrupção do trâmite”, explica Ítalo.
Os principais desafios – complementa – são a parametrização do SEI dada a complexidade da CNEN, a digitalização dos processos que estão tramitando, os novos fluxos de trabalho, e, principalmente, a mudança de cultura institucional. "Esse ponto é o mais desafiador, porque envolve novas rotinas, e mudar sempre é complicado”, destaca Ítalo, salientando que, para essa missão específica, o IPEN Digital terá a comunicação como eixo fundamental.
"Reflexo disso é que, em breve, as áreas serão convidadas a participar do Projeto, por meio de apresentações, visitas técnicas e treinamentos com foco no perfil profissional. Tudo isso para garantir que no dia 9 de abril todos os servidores estejam cientes do SEI e, em especial, aqueles que diretamente estão envolvidos nas atividades administrativas prontos para trabalhar nessa nova plataforma”.
Na fase atual, estão em andamento a elaboração de uma identidade visual do projeto no IPEN, o plano de reestruturação do Protocolo do Instituto, e, em paralelo, a interlocução com a CNEN – Ítalo já esteve duas vezes no Rio de Janeiro para visita à Sede a fim de discutir os caminhos do projeto no processo eletrônico da CNEN e as conexões do Projeto IPEN Digital. Além dessas ações, foi realizada a capacitação dos membros da Comissão constituída para esse fim (ver abaixo).
Próximos passos
A primeira apresentação do Projeto IPEN Digital no Instituto aconteceu no dia 16 de fevereiro, durante reunião do Conselho Técnico-Administrativo com os gerentes de Centros de Pesquisa e diretores. O próximo passo é estender a proposta a todos os servidores e colaboradores. Estão previstas visitas às unidades para identificação de processos e documentos rotineiros. Também haverá a certificação digital de "servidores chaves”, que ficarão responsáveis por autenticar os documentos digitalizados, e a criação de um serviço de Atendimento ao usuário do SEI no IPEN. Por fim, estão planejadas a reestruturação do Protocolo Central e a capacitação dos servidores e colaboradores para o SEI.
"A implantação do SEI representa uma mudança de paradigma e é um caminho sem volta. Sabemos que toda novidade é cercada de incertezas, mas os benefícios são tão claros que a aceitação do projeto e as mudanças decorrentes são até esperadas. Embora uma implantação dessa envergadura seja desafiadora, com um planejamento bem feito e o devido envolvimento das pessoas durante a implantação do projeto, estamos muito seguros do sucesso desse projeto”, afirma Willy Hoppe de Sousa, da DPG.
Os servidores que participaram do primeiro treinamento: Alberto Thiago dos Santos, Antonio Helder Vieira, Carla Carolina Pires Mentone, Celso Huerta Gimenes (como supervisor adjunto), Dorival Antonio Nunes, Edvaldo Roberto Paiva da Fonseca, Eliana Lourdes Godoi, Jamil Araújo Machado, João Carlos Soares de Alexandria, José Antonio Zambo, Luis Carlos Rocha, Lyna Ming Chun Lee (como coordenadora adjunta do Projeto), Paulo Henrique Bianchi, Rodney Bueno de Oliveira, Silvio Rogério de Lucia, Tereza Cristina Salvetti, Washington de Carvalho Lopes, Walkiria Gomes dos Santos, Willy Hoppe de Sousa (diretor da DPG e supervisor do Projeto), Wilson Santo Scapin Júnior, Franco Lima, Kátia Cristina Santos e a Maria Cecília Cavalcante da Silva.
PEN – O SEI é a principal ação de um projeto maior do Governo Federal, denominado Processo Eletrônico Nacional (PEN). Trata-se de uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.
Na CNEN, a implantação do SEI está vinculada à Diretoria de Gestão Institucional, supervisionada pela Diretora Elizabeth Rodrigues Cunha. A sede tem trabalhado com grupos de formados para esse fim e está em constante interlocução com o IPEN e com as demais unidades.
Dúvidas e sugestões podem ser encaminhadas para os e-mails: sei@ipen.br ou italo.alves@ipen.br, e pelo ramal 8720.
